3. Doen
Acties definiëren, plannen en aan de slag
In fase 3 bepaal je welke acties (projecten) je binnen elke strategische keuzes gaat uitvoeren. De acties dragen bij aan de strategische keuze en daarmee aan het realiseren van de ambitie.
Indicatoren
Bepaal voor elke strategische keuze hoe je de voortgang van je plan gaat meten. Deze indicatoren maken de strategische keuzes concreet en meetbaar. Gedurende de looptijd van de strategie stuur je op deze indicatoren. De Doelstellingen (uit fase 2) gebruik je eigenlijk alleen om te bepalen of je ambitie is gerealiseerd.
Stap 1: Indicatoren bepalen
Vertaal de verschillende elementen van elke strategische keuzes naar meetbare indicatoren. Een voorbeeld, we hebben deze strategische keuze gemaakt: We vergroten van klanttevredenheid en de omzet van onze installateurs (DOEL) door actief accountmanagement (HOE). Indicatoren kunnen dan zijn:
- Klanttevredenheid, gemeten met Netto Promotor Score (NPS):: 20%
- Gemiddelde omzet van installateurs. EUR 80.000,-
- Minimale omzet van installateurs: EUR 65.000,-
- Aantal accountgesprekken per jaar: 4 gesprekken
- Aantal contactmomenten per jaar: 24
Probeer zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande indicatoren of gebruik indicatoren die je eenvoudig kunt meten.
Acties
Geef per strategie aan welke acties (projecten) je gaat doen om de strategie te realiseren.
Stap 2: Acties bepalen
Formuleer voor elke strategische keuze welke acties moeten gebeuren om de strategie te realiseren. Bepaal eerst de verantwoordelijken voor elke strategische keuze. Dit zijn de aanjagers van de strategie en verantwoordelijk voor het resultaat. Zij moeten ook het inrichten van het actieplan trekken.
Belangrijke aandachtspunten bij het formuleren van acties:
- Alleen noodzakelijke acties: Deze acties zijn noodzakelijk om de strategische keuzes (en daarmee de ambitie) te realiseren.
- Alleen acties die focussen op verandering: dagelijkse acties horen thuis in je werkprocessen en niet in een plan om je ambitie te realiseren.
- Resultaatgericht: beschrijf het resultaat dat je nastreeft met de actie, zodat je duidelijk kunt bepalen of een actie is afgerond. Dus: “Elke accountmanager heeft voor elke installateur een accountplan.” in plaats van “Belang van een accountplan meer onder de aandacht brengen bij accountmanagers.”
- Elke actie heeft een verantwoordelijke: er moet één persoon zijn die verantwoordelijk is voor de actie. Hij of zij hoeft de actie niet zelf uit te voeren, maar is wel verantwoordelijk voor het resultaat.
- Elke actie een deadline: wanneer moet de actie afgerond zijn?
- Let op de haalbaarheid. Vele plannen stranden omdat ze niet realistisch gepland zijn. Liever tot de conclusie komen dat er een tandje bij kan (geeft energie), dan dat je direct al achter loopt op schema.
Je beschrijft alle acties die nodig zijn in het plan. Maar je zult zien dat de focus ligt op de eerste periode, simpelweg omdat het beste te overzien is. Dit is niet erg. Het Actieplan is een levend document: voortschrijdend inzicht en nieuwe ontwikkelingen kunnen het wenselijk of zelfs noodzakelijk maken om bij te sturen.
Aan de slag
Voer de acties uit. Houd van elke actie de status bij:
- Nog te doen: deze acties moeten nog opgepakt worden, ze zijn nog niet gestart.
- Mee bezig: deze acties zijn gestart, maar nog niet afgerond.
- Afgerond: deze acties zijn voltooid.
Stap 3: Plan maandelijkse updatesessies
Breng regelmatig verslag uit over de voortgang van de acties. Laat alle verantwoordelijken periodiek (maandelijks) een korte statusupdate van een actie geven met daarin het antwoord op de volgende vragen:
- Wat heb je gedaan?
- Wat ga je de komende periode doen?
- Wat heb je nodig (van het team) om de actie goed af te ronden?
In de sessie ga je in op de acties die niet volgens plan verlopen. Dit kan zowel in tijd als inhoudelijk zijn. Het doel van de updatesessies is alle betrokkenen op de hoogte te brengen van de voortgang en de acties die niet volgens plan verlopen een duw in de goede richting te geven.
De updatesessies vinden maandelijks plaats en duren 30 minuten tot maximaal een uur.
