4. Leren
Continu evalueren en verbeteren
In fase 4. zorg je ervoor dat je je continu verbetert, zodat de uitvoering van de acties steeds slimmer en beter gaat. Ook stuur je bij als de resultaten onvoldoende zijn of als de omstandigheden veranderen.
Gebruik de tool ‘Actieplan‘ om de voortgang te monitoren en de acties aan te scherpen.
Gebruik de tool ‘Blog‘ om verslag te leggen van de Bijstuursessie.
Evaluatie
Plan elk kwartaal een sessie om de voortgang en resultaten te bespreken, bepaal of je op schema ligt en stuur bij waar nodig. Daarnaast bepaal je de prioriteiten voor de komende periode.
Stap 1: Bijstuursessie
Laat ter voorbereiding alle verantwoordelijken van de acties een korte statusupdate van een actie geven met daarin het antwoord op de volgende vragen:
- Wat heb je gedaan?
- Wat ga je de komende periode doen?
- Wat heb je nodig (van het team) om de actie goed af te ronden?
Vraag ook aan de verantwoordelijken van de strategische keuzes een korte update van de strategie en of de strategie volgens plan verloopt.
In de sessie presenteer je de resultaten van de afgeronde acties en ga je in op strategische keuzes en acties die niet volgens plan verlopen.
Bespreek daarnaast met elkaar hoe je het proces en de samenwerking kunt verbeteren, zodat de uitvoering van het Actieplan steeds beter en efficiënter gaat.
Tot slot bepaal je de prioriteiten voor het komende kwartaal. Welke acties ga je uitvoeren? Verwerk de resultaten in het Actieplan.
Vaar je nog de juiste koers?
Plan jaarlijks een of meerdere sessies om te bepalen of je nog de juiste koers vaart. Onderzoek je huidige situatie, ontwikkelingen in je omgeving en bepaal je nieuwe koers.
Stap 2: Plansessie
In de voorbereiding is het van belang inzicht te krijgen in waar je staat als organisatie én wat er om je heen veranderd is.
Vul het dashboard met de cijfers van de indicatoren van de strategieën en de doelstellingen. Maak een update van het businessmodel en de krachten en kwetsbaarheden van je organisatie. En verzamel informatie over ontwikkelingen in je omgeving. Wat zijn de veranderingen ten opzicht van vorig jaar? Update de lijst met kansen en risico’s.
In de plansessies bespreek je de updates van kracht, kwetsbaarheid, kansen en risico’s. Waar moet je wel op inspelen en wat kun je (voorlopig) negeren? Wat zijn de nieuwe uitdagingen? Of welke bestaande uitdagingen moeten meer prioriteit krijgen?
Verwerk de inzichten in je plan. Werk hierbij van onder naar boven:
- Welke acties zijn nodig om de gewenste resultaten te halen?
- Welke aanpassingen aan de strategische keuzes zijn nodig om de gewenste resultaten te halen.
Resultaat
- Aangepast actieplan
- Lijst met verbeterpunten
