Actieplan uitvoeren en verbeteren
Je OGSM met actieplan is gereed. Je team zit vol energie om aan de slag te gaan. Klaar voor de start, GO! Maar hoe voorkom je dat het actieplan in de spreekwoordelijke la belandt? Hoe voorkom je dat het team wordt overspoeld door dagelijkse problemen? En hoe zorg je ervoor dat je het actieplan steeds blijft verbeteren?
Succesfactoren Impact & Discipline
Niets is zo moeilijk als vasthouden aan je keuze als je steeds nieuwe ideeën opdoet of terugvalt in oude patronen. Verandering vergt het gedisciplineerd uitvoeren van stappen om plannen uit te voeren.
Gaandeweg evalueer je of je voldoende resultaten boekt. Of mag het wel een tandje harder? Zijn er veranderingen in je omgeving of in je organisatie waar je op in moet spelen?
De onderstaande werkwijze helpt je heel gedisciplineerd je acties uit te voeren en continu te leren van de resultaten en van nieuwe ontwikkelingen. Zo kun je je plan aanscherpen of bijsturen als dat nodig is.
Meer informatie over de succesfactoren voor verandering
Rollen in het team
De teamleden zijn verantwoordelijk voor een of meerdere acties in het actieplan. Er zijn twee rollen in het team die we specifiek beschrijven, omdat deze rollen de verantwoordelijkheden voor de inhoud en het proces van elkaar scheiden. Dit is belangrijk om je als OGSM- of proceseigenaar ook echt te kunnen focussen op je rol.
OGSM-eigenaar: de inhoud
De OGSM-eigenaar is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de OGSM en het actieplan. Samen met het team bepaalt hij of zij de acties in het plan en de prioritering. Als het plan een businessplan is, dan is de directeur of ondernemer vaak de producteigenaar.
Proceseigenaar: het proces
De proceseigenaar is verantwoordelijke voor het proces van de uitvoering van het plan. Hij of zij begeleidt de sessies en faciliteert het team om optimaal hun werk te doen.
Bijeenkomsten
Tijdens de uitvoering van de acties zijn drie bijeenkomsten van belang: updatesessies, bijstuursessies en plansessies.
Updatesessie
Het doel van de updatesessies is alle betrokkenen op de hoogte te brengen van de voortgang en de acties die niet volgens plan verlopen een duw in de goede richting te geven. De updatesessies vinden maandelijks plaats en duren 30 minuten tot maximaal een uur.
Bijstuursessie
Het doel van de bijstuursessies is te leren van de uitvoering van de acties en te bepalen of het OGSM Plan bijgewerkt moet worden. De bijstuursessie plan je elk kwartaal en duurt zo’n 2 uur.
Plansessie
Het doel van de plansessies is te bepalen of je nog op koers ligt om je doelen te halen en je OGSM Plan aan te passen als dat niet het geval is. De plansessie vindt elk jaar plaats en duurt 2 tot 5 dagdelen.
Voorbereiding en agenda van de sessies
Gebruik de tool ‘Actieplan‘ om de status en de voortgang van acties vast te leggen.
Definitie van ‘Afgerond’
Elke actie heeft een status: ‘Nog te doen’, ‘Mee bezig’ of ‘Afgerond’. De eerste twee zijn duidelijk, maar wanneer is een actie afgerond? Definieer met elkaar wanneer een actie ‘af’ is, in Scrumtermen maak de ‘definition of done’. Zo zorg je ervoor dat echt de relevante acties op het bord staan.
Grofweg zijn er twee criteria. Een actie is afgerond als aan één van beide criteria is voldaan:
- Je hoeft geen aandacht meer aan de actie te besteden. De actie is echt klaar.
- De vervolgstappen die bij de actie horen zijn geborgd in de dagelijkse processen.
Updatesessie
Voorbereiding
Stap 1: Vraag van iedereen die verantwoordelijk is voor een of meerdere acties:
- Een korte update van de status van elke actie:
- Wat heb je gedaan?
- Wat ga je de komende periode doen?
- Wat heb je nodig (van het team) om de actie goed af te ronden?
- De voortgang van de actie in een percentage van 0-100.
- Een visuele aanduiding van de status van elke actie: groen, oranje of rood
- Groen: de actie loopt volgens plan, zowel inhoudelijk als op schema.
- Oranje: de actie verloopt niet volgens plan, maar het is nog mogelijk de achterstand in te lopen.
- Rood: de actie loopt niet goed, het is (bijna) niet meer mogelijk de planning of de gewenste resultaten te halen
Stap 2: Deel de updates met alle betrokkenen en laat hen die lezen voorafgaand aan de updatesessie.
Agenda van de updatesessie
Bespreek per strategie alle acties met als status oranje of rood:
- Wat zijn de achterliggende redenen waardoor de actie niet volgens plan verloopt?
- Wat gaan we doen om de actie te verbeteren of te versnellen?
- Verwerk dit in het actieplan.
- Zet de acties die afgerond zijn op de status ‘Afgerond’.
Bijstuursessie
Voorbereiden
De voorbereiding is gelijk aan die van de bijpraatsessies. Aangevuld met: Vraag van iedereen die verantwoordelijk is voor een strategie:
- Een korte update van de strategie
- Een visuele aanduiding van de status van de strategie: groen, oranje of rood
Agenda van de bijstuursessie
Terugkijken
1. Voortgang van de strategie
- De resultaten: presenteer de resultaten van afgeronde acties en vraag feedback om het resultaat nog te verbeteren.
- Alle acties met als status oranje of rood:
- Wat zijn de achterliggende redenen waardoor de actie niet volgens plan verloopt?
- Wat gaan we doen om de actie te verbeteren of te versnellen?
2. Evalueer het afgelopen kwartaal
- Bespreek de volgende onderwerpen:
- De samenwerking in het team
- De samenwerking met anderen (bijv. medewerkers die bij de acties betrokken zijn)
- Het proces
- De faciliteiten
- Geef bij elk onderwerp aan:
- Wat moeten we verbeteren of waar moeten we mee beginnen?
- Wat moeten we behouden?
- Waar moeten we mee stoppen?
Vooruitkijken
- Zijn er nieuwe acties nodig om de strategie te realiseren? Zo ja, welke?
- Wat zijn de prioriteiten voor het komende kwartaal? Welke acties gaan we uitvoeren? Verwerk dit in het actieplan.
- Geef de acties voor het komende kwartaal de status ‘Mee bezig’.
Opvolging
Communiceer ook buiten het team over de voortgang. Laat weten welke resultaten gehaald zijn en wat de prioriteiten zijn voor het komende kwartaal.
Gebruik de tool ‘Businessmodel‘ om je huidige businessmodel te updaten en inzicht te krijgen in wijzigingen in de kracht en kwetsbaarheid ervan.
Gebruik de tool ‘Trendanalyse’ om ontwikkelingen in je omgeving te verkennen en de urgentie, impact en onvoorspelbaarheid te bepalen (binnenkort beschikbaar in StrategyLAB, tot die tijd kun je voor de trendbrainstorm gebruik maken van de tool ‘Brainstorm‘).
Gebruik de scenario’s in de tool ‘Scenarioplanning‘ als basis voor een discussie over de veranderende waarschijnlijkheid van de scenario’s. Wil je de diepte in, dan kun je de Omgevingsmonitor inzetten.
Gebruik de tool ‘OGSM’ om een nieuwe versie van je OGSM Plan te maken.
Plansessie
Voorbereiden
In de voorbereiding is het van belang inzicht te krijgen in waar je staat als organisatie én wat er om je heen veranderd is.
- Inzicht in de huidige situatie:
- Vul het dashboard met de cijfers van de indicatoren van de strategieën en de doelstellingen.
- Maak een update van het businessmodel.
- Update de lijst met krachten en kwetsbaarheden van je organisatie.
- Inzicht in veranderingen in de omgeving:
- Verzamel informatie over ontwikkelingen in je omgeving. Wat zijn de veranderingen ten opzicht van vorig jaar?
- Als je eerder toekomstscenario’s hebt gemaakt: in hoeverre is de waarschijnlijkheid van de scenario’s veranderd?
- Update de lijst met kansen en risico’s.
Agenda van de plansessie
- Bespreek de updates van kracht, kwetsbaarheid, kansen en risico’s. Waar moet je wel op inspelen en wat kun je (voorlopig) negeren?
- Evalueer de resultaten van het dashboard van je OGSM. Zoom vooral in op de strategieën die achterliggen op schema (inhoudelijk en/of planning).
- Bepaal de noodzakelijke updates van je OGSM. Werk van onder naar boven:
- Welke acties zijn nodig om de gewenste resultaten te halen?
- Welke aanpassingen aan de strategische keuzes zijn nodig om de gewenste resultaten te halen?
- Welke acties horen daarbij?
- Wat betekent dit voor de dashboard-items?
- Update de OGSM (en daarmee ook het Actieplan).
