Alleen gebruikers die als beheerder van de benchmark zijn ingesteld kunnen de benchmark wijzigen.
Het proces
De benchmark volgt het volgende proces:
- Beheerder: Groep aanmaken en deelnemers uitnodigen
- Deelnemer: Gegevens invoeren
- Beheerder: Gegevens controleren
- Deelnemer: Resultaten bekijken
1. Beheerder: Groep aanmaken en deelnemers uitnodigen
Deze stap is alleen nodig als een deelnemer nog geen groep in StrategyLAB heeft. Als deze al wel een groep heeft kan hij zelf ook de Benchmark initiëren.
- Maak een groep aan voor het bedrijf.
- Voeg aan de groep de volgende tools toe:
- Benchmark
- Actieplan: hierin kan men de acties die uit de benchmark komen bijhouden.
- Nodig de deelnemer uit door deze als ‘Administrator’ toe te voegen aan de groep.
De deelnemer krijgt nu een e-mail met daarin de inloggegevens. Hiermee krijgt hij toegang tot het platform en zijn eigen groep met daarin de benchmark. Hij kan zelf collega’s toevoegen aan de groep.
2. Deelnemer: Gegevens invoeren
De deelnemer voert zijn gegevens in zoals beschreven in de quickstart.
3. Beheerder: Gegevens controleren
De beheerder van de benchmark krijgt een melding per e-mail als een formulier is ingediend:
- Ter controle: de beheerder dient de gegevens te controleren
- Ter kennisgeving: als de deelnemer ervoor kiest zijn gegevens niet te laten controleren krijgt de beheerder wel een melding, zodat hij contact kan opnemen. De data van de deelnemerkan de beheerder niet zien.
In het menu staat ook een indicatie als er te controleren formulieren zijn.
- Klik op ‘Te controleren’ om het overzicht te openen. In het overzicht zie je de ingediende formulieren.
- Klik op de naam om het formulier te bekijken of klik op de drie puntjes aan de rechterkant en kies ‘Bewerken’.
Je ziet nu een overzicht van het formulier zoals dat door de deelnemer is ingevuld en ingediend. Als je fouten constateert kun je deze direct bewerken of het formulier afkeuren, zodat de deelnemer deze weer kan bewerken.
Fouten in het formulier direct herstellen
- Wijzig de data in het formulier.
- Klik onderaan op ‘Wijzigingen opslaan’ om de wijzigingen te bewaren.
Fouten laten herstellen door de deelnemer
- Klik rechtsboven op ‘Beoordelen’.
- Selecteer ‘Afkeuren’ in het formulier dat verschijnt.
- Klik op ‘Wijzigingen opslaan’.
De deelnemer kan nu zelf het formulier aanpassen en opnieuw indienen.
Het formulier goedkeuren
- Klik rechtsboven op ‘Beoordelen’.
- Selecteer ‘Goedkeuren’ in het formulier dat verschijnt.
- Klik op ‘Wijzigingen opslaan’.
De data worden nu opgenomen in de benchmark. Het dashboard van de deelnemer wordt op definitief gezet.
4. Deelnemer: Resultaten bekijken
De deelnemer kan zijn resultaten bekijken in zijn eigen groep. Om als beheerder de resultaten te kunnen zien moet je lid zijn van de groep. Is dit nog niet het geval? Vraag de deelnemer dan om je toe te voegen.
Instellingen van de benchmark
Andere beheerder(s) instellen
Als beheerder kun je een andere beheerders toevoegen.
- Klik in het menu op ‘Instellingen’ en dan ‘Benchmark’.
- Selecteer het tabblad ‘Algemeen’.
- Selecteer uit de lijst een nieuwe businesscoach.
- Klik op ‘Opslaan’.
Vragenformulier bewerken
Als businesscoach kun je het vragenformulier van de benchmark bewerken. Je kunt vragen wijzigen of extra vragen toevoegen.
- Klik in het menu op ‘Instellingen’ en dan ‘Benchmark’.
- Selecteer het tabblad ‘Vragen’.
Vraag toevoegen
- Klik op het plusje rechtsboven en selecteer ‘Vraag toevoegen’.
Een vraag bevat de volgende velden:
- Categorie: het formulier is opgedeeld in meerdere delen. Hier selecteer je in welke categorie de vraag moet verschijnen.
- Vraag: de vraag zelf.
- Toelichting: hier kun je in een of twee zinnen een korte toelichting geven op de vraag.
- Volgorde: hier typ je een cijfer. De vragen worden in het formulier gerangschikt op dit cijfer. Tip: nummer de vragen in tientallen, zo kun je later eenvoudig een vraag tussenvoegen zonder dat je alle vragen moet aanpassen.
- Verplicht: zet hier een vinkje als het een verplichte vraag is.
- Actief: laat het vinkje staan om de vraag te tonen in het formulier. Als een vraag niet meer relevant is kun je deze deactiveren.
- Selecteer het type vraag. Afhankelijk van het type krijg je een aantal extra velden.
- Datum: de gebruiker kan een datum selecteren.
- Getal: de gebruiker moet hier een getal invoeren.
- Placeholder: dit staat in het veld vermeld zolang er nog niets is ingevoerd. Zodra de gebruiker begint te typen verdwijnt het.
- Eenheid: dit komt achter het veld te staan. Typ hier bijv. EUR, eenheden of fte.
- Dropdown: de gebruiker kan bij dit veld één keuze maken.
- Opties: maak hier de opties aan waaruit de gebruiker kan kiezen.
- Filter: zet hier een vinkje om de vraag te gebruiken als filter op het dashboard. Als je bijvoorbeeld een vraag toevoegt: “In welke sector ben je actief?” en deze instelt als filter dan kunnen deelnemers hun dashboard filteren op sector.
- Multiselect: de gebruiker kan meerdere opties selecteren.
- Maximum aantal gekozen opties: geef het maximale aantal opties aan die de gebruiker mag selecteren. Laat leeg om geen maximum te hanteren.
- Opties: maak hier de opties aan waaruit de gebruiker kan kiezen.
- Filter: zet hier een vinkje om de vraag te gebruiken als filter op het dashboard.
- Tekst: de gebruiker kan hier tekst invoeren.
- Klik op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren.
Vraag bewerken
- Klik in het overzicht van de vragen op een vraag om deze te bewerken.
- Voer de wijzigingen door en klik op ‘Opslaan’.
Vraag deactiveren (verwijderen)
Het is niet mogelijk een vraag te verwijderen. Dit om te voorkomen dat data uit het verleden worden gewist. Je kunt een vraag wel deactiveren. Hij wordt dan niet meer getoond in het formulier, maar je kunt eerder ingevoerde data nog wel gebruiken in de KPI’s.
- Klik op de vraag die je wilt deactiveren.
- Verwijder het vinkje achter ‘Actief’.
- Klik op ‘Opslaan’.
Categorieën bewerken
- Klik in het menu op ‘Instellingen’ en dan ‘Benchmark’.
- Selecteer het tabblad ‘Categorieën’.
Dashboard bewerken
KPI’s wijzigen
De KPI’s in de benchmark zijn volledig instelbaar door de beheerder.
- Klik in het menu op ‘Instellingen’ en dan ‘Benchmark’.
- Selecteer het tabblad ‘KPI’s’.
- Klik op de titel van een KPI om deze te bewerken of klik rechtsboven op het plusje om een KPI toe te voegen.
Een KPI bevat de volgende velden:
- Titel: wordt groot weergegeven op het dashboard.
- Ondertitel: wordt onder de titel weergegeven op het dashboard.
- Beschrijving: is in een popup te zien als de gebruiker met de aanwijzer op de titel van de KPI gaat staan.
- Perspectief: de categorie waaronder de KPI zichtbaar is
- Formule: de manier waarop de KPI wordt berekend uit de ingevoerde data.
- Stel de formule samen met de ID-code van de vragen. Deze code bestaat uit een ‘V’ met daarachter het nummer van de vraag. Dit nummer is te zien in het overzicht van de vragen.
- Gebruik bekende rekensysbolen. Geldig zijn:
- + plus
- – minus
- / gedeeld door
- ( ) heeft voorrang bij de berekening
- Voorbeeld van een formule:
- V48 / (V16 + V9) * 100
- Het antwoord op vraag 48 wordt gedeeld door de som van vraag 16 en vraag 9. Het resultaat wordt vermenigvuldigd met 100 (zodat er een percentage tussen 0 en 100 uitkomt.
- Aantal decimalen: instelling om te bepalen met hoeveel decimalen de KPI op het dashboard wordt weergegeven. KPI’s worden op de bekende manier afgerond. Is het aantal decimalen ingesteld op 0, dan wordt 1,4 weergegeven als 1 en 1,5 wordt weergegeven als 2.
- Eenheid (voor): het teken dat voor het getal wordt weergegeven, bijv. €
- Eenheid (na): het teken dat achter het getal wordt weergegeven, bijv. %
- Waneer is de score verbeterd?: Met een kleur wordt op het dashboard aangeven of het resultaat van een KPI beter (groen) of slechter (rood) is dan de vorige periode. Met deze instelling bepaal je of een hogere of juist een lagere score een verbetering is.
- Hoger dan de vorige periode: bijvoorbeeld de winst. Een hoger getal is dan een verbetering.
- Lager dan de vorige periode: bijvoorbeeld het ziekteverzuim. Een lager getal is dan een verbetering.
- Klik op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren.
Filters instellen
Op het dashboard kunnen deelnemers de resultaten filteren. Als beheerder kun je de filters zelf instellen door een vraag te markeren als filter. Als je bijvoorbeeld een vraag toevoegt: “In welke sector ben je actief?” en deze instelt als filter dan kunnen deelnemers hun dashboard filteren op sector.
- Klik in het overzicht van de vragen op een vraag om deze te bewerken.
- Zet een vinkje bij het veld ‘Filter’.
- Klik op ‘Opslaan’.
Let op: een filter is pas actief als er minimaal 5 respondenten zijn in een optie van het filter. Stel je hebt een filter voor de vraag “In welke sector ben je actief?”. De vraag kent 3 opties: Consumenten, Bedrijfsleven, Overheid. En het aantal respondenten per sector is:
- Consumenten: 4 respondenten
- Bedrijfsleven: 21 respondenten
- Overheid: 34 respondenten
In het filter ‘Sector’ zijn dan alleen Bedrijfsleven en Overheid als optie beschikbaar. Zodra er 5 respondenten actief zijn bij consumenten zal deze optie automatisch ook beschikbaar komen. Zo garanderen we de anonimiteit van de respondenten.